Перейти к основному содержимому
БотНалог

Книги покупок и продаж на УСН

Поделиться:

Есть вопросы? Спросите AI-помощника

НалогПомощник ответит за несколько секунд

AI может ошибаться. Для точных расчётов используйте калькуляторы.

Если Вы ИП на УСН и обязаны платить НДС (доход свыше 20 млн руб.), Вам необходимо вести книгу продаж, а при ставке 22% — ещё и книгу покупок. Эти документы — основа для заполнения декларации по НДС. Разберём правила ведения, формат и типичные ошибки.

Книга продаж: что это и как вести

Книга продаж — это реестр всех выставленных Вами счетов-фактур за налоговый период (квартал). Она ведётся в электронном виде и является обязательной для всех плательщиков НДС на УСН, независимо от выбранной ставки.

Что фиксировать в книге продаж

По каждому счёту-фактуре указывается:

  • Дата и номер счёта-фактуры
  • Наименование покупателя, его ИНН/КПП
  • Стоимость продаж (без НДС и с НДС)
  • Сумма НДС
  • Код вида операции
  • Ставка НДС (5%, 7% или 22%)

Коды видов операций

Основные коды, которые Вам понадобятся:

КодОперация
01Отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг)
02Оплата, частичная оплата в счёт предстоящих поставок (аванс)
21Восстановление НДС по авансу при отгрузке
26Составление счёта-фактуры на аванс при отгрузке в том же периоде

Книга покупок: только при ставке 22%

Книга покупок ведётся только если Вы выбрали ставку НДС 22% и принимаете входной НДС к вычету. При ставках 5% и 7% книга покупок не ведётся, так как вычеты не применяются.

Что фиксировать в книге покупок

  • Дата и номер полученного счёта-фактуры от поставщика
  • Наименование продавца, его ИНН/КПП
  • Стоимость покупок (без НДС и с НДС)
  • Сумма НДС, принимаемая к вычету
  • Код вида операции

Счета-фактуры: правила выставления

Как плательщик НДС на УСН, Вы обязаны выставлять счета-фактуры покупателям. Основные правила:

Сроки выставления

  • При отгрузке — в течение 5 календарных дней с даты отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг)
  • При получении аванса — в течение 5 календарных дней с даты получения предоплаты

Обязательные реквизиты счёта-фактуры

  • Порядковый номер и дата составления
  • Наименование, ИНН продавца и покупателя
  • Адрес продавца и покупателя
  • Наименование товаров (работ, услуг)
  • Количество, единица измерения, цена за единицу
  • Стоимость без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС

Авансовые счета-фактуры

При получении предоплаты (аванса) от покупателя Вы обязаны выставить авансовый счёт-фактуру и начислить НДС с аванса. При отгрузке товара выставляется «отгрузочный» счёт-фактура, а авансовый НДС принимается к вычету (восстанавливается).

Исключение: если отгрузка происходит в течение 5 дней после получения аванса, авансовый счёт-фактуру можно не выставлять.

Формат ведения книг

Книги покупок и продаж ведутся в электронном виде в формате, утверждённом Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 (с изменениями).

При подаче декларации по НДС данные из книг включаются в xml-файл декларации автоматически. Бухгалтерские программы формируют книги и декларацию в нужном формате.

Журнал учёта счетов-фактур

Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур обязаны вести только посредники (комиссионеры, агенты, экспедиторы, застройщики). ИП на УСН, работающие от своего имени, журнал учёта вести не обязаны.

Сроки хранения документов

ДокументСрок хранения
Книга продаж5 лет с даты последней записи
Книга покупок5 лет с даты последней записи
Счета-фактуры (выставленные и полученные)5 лет
Дополнительные листы книг5 лет

Типичные ошибки при ведении книг

Наиболее частые ошибки, которые выявляет ФНС при камеральной проверке декларации по НДС:

При обнаружении ошибки в текущем квартале — исправьте запись в книге. Если квартал уже закрыт — оформите дополнительный лист книги покупок или продаж и подайте уточнённую декларацию.

Программы для ведения книг покупок и продаж

Рекомендуемые сервисы для ИП на УСН с НДС:

ПрограммаОсобенностиСтоимость для ИП
1С:Бухгалтерия Полный учёт, автоматическое формирование книг и декларации, подача через 1С-Отчётность от 1 688 руб./мес.
Контур.Бухгалтерия Облачный сервис, автозаполнение книг по банковской выписке, встроенный ЭДО от 2 100 руб./мес.
Моё Дело Простой интерфейс, автоматические счета-фактуры, интеграция с банками от 1 667 руб./мес.
СБИС ЭДО + бухгалтерия в одном сервисе, проверка контрагентов от 1 500 руб./мес.

Пошаговый алгоритм: что делать каждый квартал

  1. Выставляйте счета-фактуры покупателям в течение 5 дней после отгрузки или получения аванса
  2. Регистрируйте каждый выставленный счёт-фактуру в книге продаж
  3. При ставке 22% — регистрируйте полученные счета-фактуры в книге покупок
  4. В конце квартала проверьте полноту и правильность записей
  5. Сформируйте декларацию по НДС на основе данных книг
  6. Подайте декларацию через ЭДО до 25-го числа месяца после квартала
  7. Оплатите НДС тремя частями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев

Частые вопросы

Нужно ли вести книгу продаж при ставке 5%?

Да. Книга продаж обязательна при любой ставке НДС — 5%, 7% или 22%. В неё заносятся все выставленные счета-фактуры. А вот книга покупок при ставке 5% не ведётся, так как вычеты входного НДС не применяются.

Можно ли вести книги в Excel?

Формально можно, но при подаче декларации по НДС данные книг должны быть в формате xml. Бухгалтерские программы формируют xml автоматически, а из Excel придётся конвертировать вручную. Для ИП с небольшим количеством операций проще использовать онлайн-бухгалтерию.

Что будет, если не выставить счёт-фактуру покупателю?

Штрафа за невыставление счёта-фактуры нет. Однако Ваш покупатель (если он на ОСНО или УСН с НДС 22%) не сможет принять НДС к вычету, что может испортить деловые отношения. Кроме того, отсутствие счёта-фактуры не освобождает от уплаты НДС — налог нужно начислить и отразить в декларации.

Как исправить ошибку в книге продаж за прошлый квартал?

Оформите дополнительный лист книги продаж за тот квартал, в котором была ошибка. Аннулируйте неправильную запись (со знаком минус) и внесите правильную. Затем подайте уточнённую декларацию по НДС за этот квартал. Если ошибка привела к занижению НДС — сначала доплатите разницу и пени.

Полезные материалы