Как принять сотрудника ИП в 2026 году — пошаговая инструкция
Есть вопросы? Спросите AI-помощника
НалогПомощник ответит за несколько секунд
AI может ошибаться. Для точных расчётов используйте калькуляторы.
ИП может нанимать сотрудников по трудовому договору или договору ГПХ. При найме первого работника появляются обязанности по отчётности и взносам.
Шаг 1. Определите тип договора
Два основных варианта оформления:
- Трудовой договор — для постоянной работы. Вы платите зарплату, отпускные, больничные.
- Договор ГПХ — для разовых задач. Платите за результат, без отпусков и больничных.
Шаг 2. Оформите трудовой договор
Составьте трудовой договор в двух экземплярах. Укажите должность, оклад, режим работы и условия. МРОТ в 2026 году — 27 093 руб. Зарплата не может быть ниже.
Шаг 3. Издайте приказ о приёме
Издайте приказ о приёме на работу в свободной форме или по форме Т-1. Ознакомьте сотрудника под подпись.
Заведите личную карточку работника и внесите запись в трудовую книжку (если она бумажная).
Шаг 4. Зарегистрируйтесь как страхователь
При найме первого сотрудника встаньте на учёт в СФР (Социальный фонд России). Срок — 30 дней с даты заключения трудового договора.
Шаг 5. Платите зарплату и взносы
С зарплаты сотрудника Вы удерживаете и платите:
| Платёж | Ставка | Кто платит |
|---|---|---|
| НДФЛ | 13% (15% свыше 5 млн руб./год) | Удерживаете из зарплаты |
| Страховые взносы | 30% от зарплаты | Платите сверх зарплаты |
| Взносы на травматизм | 0,2–8,5% (по классу риска) | Платите сверх зарплаты |
Пример: расчёт расходов на 1 сотрудника
Допустим, Вы наняли менеджера с зарплатой 50 000 руб. «на руки». Вот реальная стоимость сотрудника для ИП:
| Статья | Расчёт | Сумма/мес. |
|---|---|---|
| Зарплата «на руки» | — | 50 000 руб. |
| НДФЛ 13% | 50 000 / 0,87 x 13% | 7 471 руб. |
| Зарплата «грязными» (оклад) | 50 000 + 7 471 | 57 471 руб. |
| Страховые взносы 30% | 57 471 x 30% | 17 241 руб. |
| Взносы на травматизм 0,2% | 57 471 x 0,2% | 115 руб. |
| Итого расходов ИП | — | 74 827 руб. |
Сотрудник «на руки» получает 50 000 руб., а ИП тратит 74 827 руб. Разница — 49,7% сверх «чистой» зарплаты.
За год расходы на 1 сотрудника: 74 827 x 12 = 897 924 руб.
Шаг 6. Сдавайте отчётность за сотрудников
Обязательные отчёты:
- 6-НДФЛ — ежеквартально в ФНС (до 25 апреля, июля, октября, до 25 февраля за год)
- РСВ — ежеквартально в ФНС (до 25 апреля, июля, октября, до 25 января за год)
- ЕФС-1 — в СФР (при приёме, увольнении — на следующий рабочий день; ежемесячно)
- Персонифицированные сведения — ежемесячно в ФНС (до 25-го числа)
Трудовой договор vs ГПХ: сравнение расходов
При оплате 50 000 руб. «на руки» за месяц:
| Показатель | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| НДФЛ | 13% | 13% |
| Страховые взносы | 30% | 30% |
| Травматизм | Обязательно | Только если указано в договоре |
| Отпускные | Да (28 дней/год) | Нет |
| Больничные | Да | Нет |
| Отчётность | Ежемесячно + ежеквартально | Ежеквартально |
| Увольнение | По ТК (сложно) | По окончании договора |
Документы для оформления сотрудника
При приёме на работу запросите у сотрудника:
- Паспорт
- Трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если электронная)
- СНИЛС
- ИНН
- Документ об образовании (при необходимости)
- Военный билет (для военнообязанных)
- Справку об отсутствии судимости (для отдельных должностей)
Частые вопросы
Сколько сотрудников может нанять ИП?
Для ИП на ОСНО и УСН — без ограничений (но для УСН не более 130 человек). Для патента — не более 15 человек. Для НПД — нельзя нанимать сотрудников вообще.
Можно ли ИП принять на работу родственника?
Да. ИП может нанять жену, мужа, детей и других родственников. Оформление стандартное — трудовой договор, НДФЛ, взносы. ФНС может проверить реальность трудовых отношений, если зарплата родственника необоснованно высокая.
Нужно ли ИП на патенте платить взносы за сотрудников?
Да. Налоговый режим не влияет на обязанность платить взносы за сотрудников. На патенте, УСН и ОСНО взносы одинаковые — 30% + травматизм. Стоимость патента можно уменьшить на 50% на сумму взносов за работников.
Что будет, если не оформить сотрудника?
Штраф за неоформленного работника: для ИП — от 5 000 до 10 000 руб. за первое нарушение, до 40 000 руб. за повторное. Также доначислят неуплаченные НДФЛ и взносы с пенями и штрафом 40% (за умышленную неуплату).